Politique de confidentialité

XM Canada s'engage fermement à respecter et à protéger votre vie privée. Veuillez lire attentivement la politique de confidentialité que voici. Dans le but de protéger votre vie privée, les renseignements personnels que XM Canada recueille de ses clients et des visiteurs à son site Web www.xmradio.ca (« le Site »), ne sont utilisés que de la manière et à des fins décrites dans la présente politique de confidentialité.

Le terme « renseignements privés » englobe tous les renseignements qui se rapportent à une personne identifiable, présentés sous n'importe quelle forme, tels que : l'âge, le nom, le (les) numéro(s) d'identification, le revenu, l'origine ethnique, les opinions, les évaluations, le statut social, les mesures disciplinaires, les dossiers de crédit, les registres de prêt, les dossiers médicaux; mais ne comprend pas le nom, le titre, l'adresse d'affaires et le numéro de téléphone d'un employé d'une organisation.

La politique de confidentialité de XM Canada est édictée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et s'applique à la collecte des renseignements personnels des clients par XM Canada.

La présente politique de confidentialité est structurée selon les dix principes de protection de la vie privée suivants :

1. Responsabilité
2. Identification des buts
3. Consentement
4. Restriction de la collecte
5. Restriction de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
6. Exactitude
7. Mesures de protection
8. Transparence
9. Accès individuel
10. Vérification de la conformité

Principe 1 - Responsabilité

XM Canada a la responsabilité de protéger les renseignements personnels sous sa gouverne et doit mandater une personne ou des personnes de veiller à ce que l'organisation se conforme aux principes de confidentialité suivants.

1.1 La responsabilité de veiller à ce que XM Canada soit en conformité avec les principes de confidentialité revient aux membres de la haute direction de XM Canada et à la personne ou aux personnes désignées par la haute direction au titre d'Officier de protection de la vie privée, même si d'autres personnes au sein de l'organisation peuvent être chargées de la collecte et du traitement de routine des renseignements personnels. De plus, d'autres personnes au sein de l'organisation peuvent être nommées pour agir au nom de la haute direction ou de l'Officier de protection de la vie privée.

1.2 L'Officier de protection de la vie privée de XM Canada peut être joint à l'adresse suivante :

À l'attention de : XM Canada a/s de Officier de protection de la vie privée
Courriel : soutien@xmradio.ca

1.3. XM Canada a la responsabilité de protéger les renseignements personnels en sa possession ou placés sous sa gouverne, y compris les renseignements qui peuvent être transmis à un tiers pour fins de traitement. XM Canada utilisera des contrats ou autres moyens afin d'assurer un niveau de protection comparable à la sienne lorsque les renseignements sont confiés à un tiers pour fins de traitement.

1.4 XM Canada mettra en œuvre des politiques et des pratiques afin de concrétiser ces pratiques, y compris :

1. mettre en œuvre des procédures destinées à protéger les renseignements personnels;
2. établir des procédures destinées à recevoir et à répondre aux plaintes et aux questions;
3. former les employés et leur communiquer les politiques et les pratiques de XM Canada; et
4. préparer des trousses d'information pour expliquer les politiques et procédures de XM Canada.

Principe 2 - Identifaction des buts

XM Canada identifiera les buts pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de la collecte actuelle des renseignements.

XM Canada recueille des renseignements personnels uniquement aux fins suivantes (« buts identifiés ») :

1. fournir des produits et des services à ses clients;
2. maintenir des relations commerciales et communiquer avec ses clients (ce qui comprend, entre autres, la facturation, la perception, la publicité, la promotion, la vérification des comptes);
3. évaluer la situation financière des clients et l'admissibilité au crédit;
4. identifier les besoins et les préférences du client;
5. satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires;
6. administrer et gérer ses opérations commerciales; et
7. recueillir des renseignements autrement requis ou permis par la loi.

2.2 XM Canada communiquera clairement les buts identifiés par voie orale, électronique ou par écrit avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels.

2.3 Si la collecte des renseignements personnels est effectuée par des particuliers, ces personnes doivent être en mesure de spécifier les buts pour lesquels les renseignements sont recueillis; ou encore, elles doivent pouvoir référer la personne dont les renseignements sont sollicités à un employé de XM Canada chargé de spécifier les buts de la collecte.

2.4 Lorsque des renseignements personnels recueillis au préalable doivent être utilisés à une fin qui n'a pas été révélée initialement, le but du nouvel usage doit être identifié avant l'utilisation. Sauf si le nouveau but est une exigence de la loi et sous réserve des exceptions mentionnées en vertu du principe 3, XM Canada doit obtenir le consentement de la personne concernée avant d'utiliser ses renseignements à la nouvelle fin en question.

2.5 À l'occasion, XM Canada peut vous communiquer des offres spéciales et des annonces de nouveaux produits que nous pensons être intéressantes pour vous. XM Canada peut demander l'aide de tiers dans la commercialisation de ces nouveaux produits et services supplémentaires de XM Canada à ses clients (et à ces fins, peut partager les renseignements personnels en sa possession avec les tiers); mais XM Canada ne divulguera ni ne permettra jamais l'accès aux renseignements personnels à quelque tiers que ce soit afin que ce dernier puisse promouvoir ses produits aux clients de XM Canada. Tous les clients de XM Canada ont le droit de s'abstenir de participer à une campagne de vente directe des nouveaux produits et services de XM Canada. Si vous souhaitez retirer votre nom de la liste ciblée de XM Canada destinée à l'envoi de communications directes en format électronique, imprimé ou oral (autre que les informations figurant sur votre facture mensuelle), veuillez nous en aviser tout simplement en écrivant à :

XM Canada
175 Avenue Road
Toronto, ON
M5R 2J2

Courriel : soutien@xmradio.ca

2.6 Le site Web peut fournir des hyperliens qui sont des mots ou des images mis en évidence dans un document hypertext, lesquels peuvent, lorsqu'on clique dessus, vous amener vers une autre section du même document, vers un autre document, ou vers le site Web d'un tiers non contrôlé par XM Canada. Ces sites Web de tiers connectés par hyperliens peuvent recueillir et divulguer des renseignements autres que le présent site. XM Canada n'assume aucune responsabilité quant à la collecte, l'utilisation ou la divulgation des renseignements recueillis par les sites Web des tiers, et XM Canada dénie expressément toute obligation liée à cette collecte, utilisation ou divulgation.

Principe 3 - Consentement

La collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels requièrent la connaissance et le consentement de la personne en cause, sauf lorsque cela n'est pas approprié.

3.1 Dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l'insu et sans le consentement de la personne en cause. Par exemple, lorsque la collecte ou l'utilisation des renseignements sont clairement dans l'intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun; lorsque les renseignements sont utilisés en réaction à une urgence comportant des risques d'atteinte à la vie, à la santé ou à la sécurité d'une personne; lorsque les renseignements personnels sont accessibles au public conformément aux règlements; lorsque la collecte de renseignements à la connaissance et avec le consentement de la personne en cause pourrait compromettre la disponibilité ou l'exactitude des renseignements et lorsque la collecte de renseignements a trait à une enquête au sujet de la violation d'un accord ou d'une infraction à la loi; et lorsque les renseignements sont divulgués à des fins de perception de dettes ou pour se conformer à une exigence d'un bref d'assignation à comparaître, d'un mandat ou d'une ordonnance du tribunal.

3.2 Selon les besoins, XM Canada doit généralement obtenir le consentement pour l'utilisation ou la divulgation des renseignements au moment de la collecte. Dans certains cas, le consentement relativement à l'utilisation et à la divulgation peut être obtenu après la collecte, mais avant l'utilisation des renseignements (par exemple, lorsque XM Canada désire utiliser les renseignements à une fin qui n'a pas été identifiée au préalable).

3.3 XM Canada fera tout son possible en vue d'assurer que la personne en cause soit avisée des buts pour lesquels les renseignements seront utilisés. Pour garantir que le consentement est valable, les buts doivent être décrits de manière à ce que la personne en cause puisse raisonnablement comprendre comment les renseignements seront utilisés ou divulgués.

3.4 XM Canada n'exigera pas, en tant que condition pour fournir un produit ou un service, qu'une personne donne son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires à l'atteinte des buts légitimes expressément indiqués.

3.5 La forme du consentement que sollicite XM Canada peut varier en fonction des situations et du type de renseignements à divulguer. XM Canada obtiendra un consentement explicite lorsque les renseignements en question sont de nature délicate. Un consentement implicite sera généralement approprié lorsqu'il s'agit de renseignements moins délicats.

3.6 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et moyennant un préavis raisonnable. XM Canada informera la personne en cause des conséquences d'un tel retrait de consentement. Pour effectuer un retrait du consentement, la personne doit envoyer un avis écrit à XM Canada.

3.7 En ce qui concerne les renseignements personnels recueillis par XM Canada avant la publication de la présente politique de confidentialité, cette dernière constituera un avis raisonnable destiné à informer les clients actuels de XM Canada des buts et de l'utilisation pour lesquels leurs renseignements personnels ont été recueillis. Lorsqu'une personne s'oppose à ces utilisations ou divulgations continues, elle peut retirer son consentement en donnant un avis écrit à XM Canada.

Principe 4 - Restriction de la Collecte

La collecte des renseignements personnels sera limitée au strict minimum nécessaire afin de réaliser les buts identifiés par XM Canada. Les renseignements seront recueillis par des moyens équitables et légaux.

4.1 XM Canada recueille des renseignements personnels de ses clients à des fins décrites relativement au principe 2.

4.2 XM Canada peut aussi recueillir des renseignements personnels de la part des tiers tels que les agences d'évaluation du crédit, les employeurs, les références personnelles, ou autres qui font valoir qu'ils ont le droit de divulguer les renseignements.

4.3 Le site utilise une fonctionnalité des navigateurs Internet appelée témoin, qui est un fichier envoyé à votre navigateur par l'ordinateur du Site et sauvegardé dans le disque dur de votre ordinateur. Le témoin attribue un code d'identification unique à votre ordinateur afin de recueillir des renseignements anonymes. Sur ce site, les témoins sont utilisés pour nous aider à faire le décompte des visiteurs au site, d'effectuer des recherches et d'améliorer notre contenu et nos services.

Les témoins de XM Canada ne recueillent pas des renseignements personnels. XM Canada ne recueille vos renseignements personnels que si vous consentez à les fournir de plein gré et en toute connaissance de cause.

Vous pouvez configurer votre navigateur Internet pour vous aviser chaque fois que vous recevez un témoin ou pour barrer l'accès à votre ordinateur. En refusant qu'un témoin soit envoyé à votre ordinateur, vous pouvez restreindre les fonctionnalités du site.

Principe 5 - Restriction de l'utilisation, de la divulation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne en cause ou encore lorsque cela est exigé ou autorisé par la loi. Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que requis afin de réaliser les buts spécifiés, ou pendant les durées exigées ou autorisées par la loi.

5.1 XM Canada peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que la personne en cause en soit informée ou ait donné son consentement dans certains cas spécifiques décrits sous la rubrique principe 3.1.

5.2 XM Canada peut divulguer les renseignements personnels d'un client à :

1. une autre entreprise, en vue de la prestation de ses services au client en question;
2. une entreprise engagée dans les services de production d'annuaires téléphonique et de répertoires;
3. une personne engagée dans le développement, la promotion, la commercialisation ou l'amélioration des services de XM Canada;
4. une agence de perception;
5. une personne qui, selon l'avis raisonnable de XM Canada, est un représentant du client; et
6. tout autre tiers, suite à l'obtention du consentement du client ou tel que requis par la loi.

De telles divulgations peuvent être dans certains cas destinées à des parties qui se trouvent à l'extérieur du Canada.

5.3 Les renseignements personnels peuvent également être divulgués conjointement à une vente, un transfert ou une restructuration d'une ou de plusieurs unités fonctionnelles de XM Canada dans lesquels cas XM Canada doit demander que tout renseignement personnel divulgué continue d'être traité conformément à la présente politique de confidentialité ou selon les prescriptions de la loi.

5.4 XM Canada conservera les renseignements personnels utilisés dans les prises de décision concernant une personne pendant une durée suffisamment longue pour permettre à la personne en cause de consulter ces renseignements une fois la décision rendue, et, dans le cas d'une demande d'accès à l'information ou d'une contestation, pendant une durée suffisamment longue pour permettre à la personne d'épuiser tous les recours légaux à sa disposition.

Principe 6 - Exactitude

Les renseignements personnels seront mis à jour selon les besoins des buts pour lesquels ils ont été recueillis et utilisés.

6.1 Le degré selon lequel les renseignements personnels doivent être actualisés est tributaire de l'utilisation prévue des renseignements, en tenant compte des intérêts de la personne. Les renseignements doivent être suffisamment exacts, complets et actuels afin de minimiser la possibilité qu'une information erronée soit utilisée dans une prise de décision concernant une personne.

6.2 XM Canada ne procèdera pas automatiquement à la mise à jour des renseignements personnels, sauf si ce processus est requis dans la réalisation des buts pour lesquels les renseignements ont été recueillis.

6.3 Les renseignements personnels utilisés régulièrement, y compris ceux qui sont divulgués à des tiers, doivent généralement être exacts et à jour autant que sache XM Canada, sauf là où des limites à l'exigence d'exactitude ont été clairement établies.

Principe 7 - Mesures de protection

XM Canada fera preuve d'efforts raisonnables en vue de protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité appropriées à la nature délicate des renseignements.

7.1 XM Canada a investi et a mis en place une vaste gamme de technologies et de fonctionnalités de sécurité afin d'assurer le caractère privé et anonyme des renseignements conservés dans son réseau. De plus, XM Canada a mis en œuvre des directives opérationnelles strictes destinées à protéger la vie privée des clients à tous les niveaux de l'organisation. XM Canada continuera à réexaminer les politiques et à mettre en œuvre des fonctionnalités de sécurité supplémentaires au fur et à mesure que les nouvelles technologies deviennent disponibles. Malheureusement, aucun système n'est infaillible; par conséquent, XM Canada ne fait aucune déclaration et n'offre aucune garantie quant à la suffisance des mesures de sécurité mentionnées. XM Canada ne peut être tenu responsable de quelque dommage que ce soit, réel ou consécutif, (ou de tout autre dommage ou de toute autre obligation de quelque nature que ce soit, résultant d'une négligence ou autrement) résultant d'un manque de conformité à la présente politique de confidentialité en raison d'une infraction à la sécurité ou d'une défaillance technique.

7.2 XM Canada protège tous les renseignements personnels, quelque soit le format dans lequel ils sont conservés. Les méthodes de protection comprennent :

1. des mesures physiques, telles que le verrouillage des classeurs et la restriction de l'accès aux bureaux;
2. des mesures structurelles, telles que les classifications de sécurité et la restriction de l'accès à l'information au besoin de savoir;
3. des mesures techniques, telles que l'utilisation des mots de passe et du cryptage.

7.3 XM Canada informe ses employés de l'importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels. Les employés de XM Canada sont régis par des obligations de non-divulgation qui interdisent la divulgation ou l'utilisation de tout renseignement confidentiel ou personnel à des fins autres que celles établies dans la présente politique de confidentialité.

Principe 8 - Transparence

Sur demande écrite, XM Canada rendra disponible aux demandeurs des renseignements spécifiques concernant ses politiques et ses pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels, autres que les renseignements confidentiels de nature commerciale.

8.1 XM Canada rendra ses politiques et ses pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels compréhensibles et accessibles, en fournissant sur demande :

1. le nom, le titre et l'adresse de l'Officier de protection de la vie privée, responsable des politiques et des pratiques de XM Canada et à qui les plaintes ou les questions à ce sujet doivent être adressées;
2. les moyens par lesquels une personne peut gagner accès à ses renseignements personnels sous la garde de XM Canada; et
3. une description du type de renseignements sous la garde de XM Canada et de ses sociétés affiliées, y compris une explication générale de son utilisation.

8.2 XM Canada rendra la présente politique de confidentialité disponible en ligne sur son site Web.

Principe 9 - Accés Individuel

Sur demande écrite, une personne sera informée de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, et aura accès à ces renseignements. Toute personne intéressée peut contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et demander que des corrections appropriées soient effectuée.

9.1 Sur demande écrite, XM Canada informera une personne intéressée si la société maintient des renseignements personnels à son sujet, et fournira à cette personne une occasion raisonnable d'étudier les renseignements contenus dans son dossier.

9.2 XM Canada permettra à la personne d'accéder à ses renseignements personnels lorsque cette personne aura soumis à XM Canada une demande d'accès écrite. La demande d'accès doit contenir des renseignements suffisants pour permettre à XM Canada d'établir l'existence, l'utilisation et la divulgation à un tiers quelconque de ces renseignements personnels. XM Canada n'utitisera la demande qu'à cette fin unique.

9.3 XM Canada répondra à une demande individuelle écrite dans les 30 jours de la réception, sauf si ce délai est prolongé conformément à une loi applicable, auquel cas, un avis sera envoyé au demandeur dans les 30 jours pour l'informer du délai supplémentaire, des raisons de la prolongation et des recours auxquels la personne peut faire appel à ce sujet. XM Canada aidera toute personne qui l'avise qu'elle a besoin d'aide pour formuler une demande. Bien que généralement les réponses soient fournies gratuitement au demandeur, XM Canada se réserve le droit d'imposer des frais selon la nature de la demande et le volume de renseignements requis. Dans ces cas, XM Canada informera la personne du coût approximatif pour traiter la demande de renseignements et procèdera sur réception du paiement. Les renseignements requis seront fournis ou rendus disponibles dans un format facile à comprendre dans l'ensemble.

9.4 XM Canada sera aussi spécifique que possible en fournissant les renseignements sur les tiers auxquels elle a divulgué les renseignements d'une personne. Dans l'impossibilité de dresser une liste d'organisations auxquelles elle a effectivement divulgué les renseignements d'une personne, XM Canada fournira une liste des organisations auxquelles elle est susceptible d'avoir divulgué les renseignements de la personne.

9.5 Dans certains cas, XM Canada sera dans l'impossibilité de fournir à la personne l'accès à ses renseignements personnels. Lorsque cela est permis, les raisons du refus de l'accès doivent être communiquées à la personne en cause. Cela sera fait à la demande de la personne, sauf si XM Canada est obligé par la loi de fournir ces raisons par écrit. Les exceptions qui peuvent justifier le refus d'une demande d'accès sont les suivantes : les renseignements requis peuvent contenir des références à d'autres personnes ou des renseignements commerciaux confidentiels, lesquels ne peuvent pas être isolés dans le dossier; les renseignements sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client; les renseignements sont recueillis de manière appropriée à l'insu et sans le consentement de la personne à des fins liées à une enquête relative à une violation d'accord ou à une infraction à la loi; les renseignements ont été générés au cours d'un processus formel de résolution de différends; et tel que requis ou autorisé par la loi.

9.6 Lorsqu'une personne réussit à démontrer que les renseignements personnels maintenus sur elle sont inexacts ou incomplets, XM Canada modifiera les renseignements tel que requis. Selon la nature des renseignements contestés, la modification peut consister en une correction, une suppression ou un ajout de renseignements. Le cas échéant, les renseignements modifiés seront retransmis aux tiers qui y avaient accès.

9.7 Lorsqu'une contestation n'est pas résolue à la satisfaction de la personne en cause, XM Canada enregistrera le fond de la contestation non résolue. Dans certains cas, lorsque XM Canada le juge approprié, la contestation non résolue sera transmise aux tiers qui ont accès aux renseignements en question.

Principe 10 - Vérification del la conformité

Toute personne désireuse de déposer une plainte relative à la conformité aux principes sus-mentionnés peut le faire en s'adressant à l'Officier de protection de la vie privée de XM Canada.

10.1 XM Canada établira des procédures en vue de recevoir et de répondre aux plaintes et aux questions au sujet de ses politiques et de ses pratiques de gestion des renseignements personnels.

10.2 XM Canada informera les personnes qui ont des questions à poser ou qui souhaitent déposer une plainte de l'existence des procédures de plaintes formelles.

10.3 La personne ou les personnes chargées de la conformité de la présente politique de confidentialité peuvent faire appel à des conseils externes, s'il y a lieu, avant de fournir une réponse finale aux plaintes.

10.4 XM Canada investiguera toutes les plaintes. Si une plainte s'avère justifiée, XM Canada prendra des mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

La présente politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre sans préavis. La dernière mise à jour de cette politique est datée du 7 octobre 2005.